O que é SSN (Número de Segurança Social)?

Como funciona

O SSN é emitido pela Administração da Segurança Social (SSA), não pelo IRS. Formato: XXX-XX-XXXX, nove dígitos, nunca reemitido. Uma vez atribuído, o número é permanente e pessoal.

O SSN serve a três funções sobrepostas:

1. Identificação fiscal. O IRS utiliza o SSN como o TIN padrão para pessoas nos EUA em todos os registos federais — Formulário 1040, W-2, 1099, W-9, depósitos de folha de pagamento, registos de planos de reforma.
2. Segurança Social e Medicare. A SSA rastreia os rendimentos sob o SSN para calcular benefícios futuros de reforma e invalidez, além da elegibilidade para o Medicare aos 65 anos.
3. ID nacional de facto. Bancos, empregadores, relatórios de crédito, prestadores de cuidados de saúde, DMVs estaduais e inúmeros serviços privados utilizam o SSN como um identificador pessoal único — embora esse nunca tenha sido o seu propósito estatutário.

Quem pode obter um SSN

A SSA emite SSNs apenas para:

• Cidadãos dos EUA (ao nascer ou por naturalização).
• Residentes permanentes legais (portadores de green card).
• Não-imigrantes com autorização de trabalho nos EUA — H-1B, L-1, O-1, certas categorias F-1 / J-1 com documentos de autorização de emprego (EAD), portadores de visto TN, etc.

Um visitante turístico ou de negócios B-1 / B-2 não pode obter um SSN. Também não pode um não-residente sem status de imigração que esteja a fazer negócios com clientes dos EUA a partir do exterior.

O que os não-residentes usam em vez disso

Para indivíduos: ITIN (Número de Identificação do Contribuinte Individual), emitido pelo IRS através do Formulário W-7. Funciona como o equivalente ao SSN apenas para declarações fiscais federais — não autoriza trabalho, não fornece benefícios de Segurança Social, não serve como ID para fins não fiscais.

Para entidades: EIN (Número de Identificação do Empregador), emitido pelo IRS através do Formulário SS-4. Funciona para LLCs, corporações, parcerias, trusts. Proprietários estrangeiros podem solicitar por fax sem qualquer SSN.

Exemplos

• Engenheiro de software indiano com H-1B em São Francisco. Tem autorização de trabalho nos EUA → obtém um SSN dentro de semanas após iniciar o emprego. Apresenta o Formulário 1040 (residente sob SPT) utilizando o SSN; o SSN rastreia os seus rendimentos de Segurança Social para benefícios futuros.
• Fundador francês a gerir uma LLC em Wyoming a partir de Paris. Sem presença nos EUA, sem autorização de trabalho → sem SSN. A LLC tem um EIN (solicitado através do Formulário SS-4 por fax). Se precisar de reivindicar taxas de convenção num W-8BEN, solicita um ITIN separadamente através do Formulário W-7.

Erros comuns

• Assumir que precisa de um SSN para fazer qualquer coisa nos EUA. Não precisa, para a configuração de negócios. O EIN é suficiente para a LLC, o ITIN é suficiente para declarações fiscais pessoais; não é necessário um SSN.
• Confundir SSN com ITIN no Formulário W-9. LLCs de propriedade estrangeira às vezes tentam erroneamente apresentar o W-9 em nome da LLC com um EIN. O formulário correto para uma LLC ignorada de propriedade estrangeira é o W-8BEN em nome do proprietário — não W-9.
• Partilhar o SSN desnecessariamente. Os esquemas de roubo de identidade nos EUA visam agressivamente os SSNs. Utilize o EIN para qualquer pedido em contexto empresarial que não exija legalmente o SSN pessoal.
• Acreditar na expiração do SSN. Os SSNs não expiram, nunca — ao contrário dos ITINs (inatividade de 3 anos) e certos EINs (nenhum expira, mas os inativos podem ser difíceis de verificar).