O que é EIN (Número de Identificação do Empregador)?

Como funciona

Um EIN (Número de Identificação do Empregador) é o identificador fiscal exclusivo do IRS para entidades. Formato: XX-XXXXXXX (nove dígitos, o 9 no meio distingue-se do SSN). Usado para identificar a entidade em cada declaração fiscal federal, em cada conta de processador de pagamentos e na abertura de cada conta bancária.

Requerido por:

• LLCs — de membro único ou múltiplos membros, de propriedade dos EUA ou estrangeira.
• Corporações — C-corp, S-corp, até mesmo empresas de fachada.
• Parcerias (LP, LLP, GP).
• Trusts e heranças em muitos casos.
• Empresários individuais com funcionários ou planos de pensão.

Três canais de aplicação:

Para fundadores não residentes dos EUA sem SSN/ITIN, o caminho do fax é a única opção viável — a aplicação online requer um TIN pessoal emitido nos EUA para identificar a parte responsável. Envie o SS-4 por fax para o IRS Cincinnati pelo +1 855-641-6935 (candidatos internacionais).

Parte responsável

O Formulário SS-4 requer a identificação da parte responsável — a pessoa natural que controla a entidade (signatário, proprietário, membro gerente). Não pode ser um prestador de serviços, agente registrado ou outra entidade.

Para fundadores não residentes: identificação pelo passaporte + endereço estrangeiro. A linha do identificador fiscal da pessoa responsável pode ser deixada em branco ou marcada como "estrangeira" se não existir SSN/ITIN.

Onde o EIN é necessário

• Bancário: Mercury, Brex, Wise, Relay exigem um EIN antes de abrir contas empresariais.
• Processamento de pagamentos: Stripe, PayPal Business, Square — não irão integrar sem um.
• Declarações fiscais: cada Formulário 1120, 1065, 5472, 1042 menciona o EIN.
• Registros estaduais: a maioria dos estados dos EUA exige o EIN federal antes de emitir identificações estaduais (permissões de imposto sobre vendas, identificações de desemprego).
• Integração de fornecedores: clientes dos EUA preenchem o EIN no W-9 (LLC de propriedade dos EUA) ou em campos alternativos no W-8BEN-E (LLC de propriedade estrangeira).

EIN vs ITIN

Os dois são frequentemente confundidos:

Um fundador não residente com uma LLC nos EUA precisa de um EIN para operar a LLC. Ele pode também precisar de um ITIN — separadamente — para declarar o Formulário 1040-NR se a LLC tiver ECI de origem nos EUA a fluir para ele.

Erros comuns

• Reutilizar seu antigo SSN como a parte responsável para múltiplas entidades. O IRS limita cada parte responsável a uma aplicação de EIN por dia útil. Fundadores que formam múltiplas entidades ao mesmo tempo devem espaçar os envios do SS-4.
• Listar um agente registrado ou serviço de formação como a parte responsável. Errado segundo as regras — a parte responsável deve ser uma pessoa natural com controle sobre a entidade.
• Tratar o fax como imediato. Não é. O processamento por fax tem sido de 4 a 12 semanas para candidatos não residentes. Planeje em torno disso para aberturas de contas bancárias sensíveis ao tempo.
• Esquecer que o EIN é permanente. Os EINs não expiram, nunca. Quando uma entidade se dissolve, o IRS fecha o EIN, mas nunca reemite o número.