O que é Form W-9?

Como funciona

Um pagador dos EUA recolhe o Formulário W-9 de qualquer beneficiário dos EUA que irá reportar à IRS — trabalhador independente, fornecedor, vendedor de imóveis, cliente de corretor, trabalhador ocasional. O W-9 confirma duas coisas:

1. Status: o beneficiário é uma pessoa dos EUA (cidadão dos EUA, residente permanente, parceria dos EUA, corporação dos EUA, LLC dos EUA, espólio ou fideicomisso dos EUA).
2. TIN: o número de identificação fiscal correto — SSN para indivíduos dos EUA, EIN para entidades.

Se o beneficiário não devolver um W-9, ou devolvê-lo com um TIN incorreto, o pagador deve aplicar 24% de retenção na fonte sobre os pagamentos até que um W-9 válido esteja arquivado. A IRS responsabiliza o pagador, não o beneficiário, por depósitos em falta.

O W-9 é nunca enviado à IRS — permanece nos arquivos do pagador. O pagador utiliza o TIN certificado ao apresentar os formulários 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B, 1099-K, 1099-S, etc. no final do ano.

Pessoas dos EUA no estrangeiro — cidadãos, titulares de green card, até mesmo LLCs dos EUA detidas por pessoas dos EUA — ainda apresentam o W-9, não o W-8. A cidadania e o status da entidade, não a residência, determinam a escolha.

Quem usa W-9 vs. W-8

A linha da LLC de membro único é onde ocorrem a maioria dos erros. Uma LLC ignorada assume a personalidade fiscal do seu proprietário: proprietário dos EUA → W-9; proprietário não dos EUA → W-8.

Exemplos

• Freelancer cidadão dos EUA em Lisboa. Cidadão dos EUA, residente em Portugal, pago por um cliente dos EUA. Apresenta W-9 (a cidadania dos EUA é decisiva). O cliente emite um 1099-NEC no final do ano. O freelancer reporta na Form 1040 a renda mundial e utiliza o crédito fiscal estrangeiro ou FEIE para alívio sobre o imposto português.
• LLC de Wyoming de um fundador francês. Membro único, ignorada. A LLC abre uma conta na Mercury — o banco pede certificação fiscal. Resposta errada: um W-9 em nome da LLC com o EIN. Resposta certa: um W-8BEN em nome do proprietário francês (a LLC é ignorada — a sua personalidade fiscal é a do proprietário). A Mercury então gere a conta com base em não-pessoa dos EUA, sem emissão de 1099-K, sem retenção na fonte.

Erros comuns

• Usar o EIN da LLC num W-9 quando o proprietário é uma pessoa não dos EUA. A LLC não tem personalidade fiscal própria nos EUA; o formulário deve refletir o status do proprietário. Este é o erro de documentação mais caro na banca de LLCs não-residentes.
• Usar SSN quando a entidade é uma parceria de múltiplos membros. LLCs de múltiplos membros dos EUA são parcerias para fins fiscais federais — apresentam W-9 com o EIN da LLC, não com o SSN de qualquer proprietário único.
• Confundir residência fiscal dos EUA com status. Uma pessoa estrangeira que passa no Teste de Presença Substancial e se torna residente permanente dos EUA muda de W-8BEN para W-9 durante o ano. Não atualizar o formulário deixa o pagador com retenção insuficiente.
• Tratar a recusa em fornecer o W-9 como um problema do pagador. É — o pagador deve aplicar 24% de retenção na fonte sem um — mas a IRS vê um W-9 em falta como um problema do pagador a ser aplicado.