Was ist SSN (Sozialversicherungsnummer)?

Wie es funktioniert

Die SSN wird von der Sozialversicherungsbehörde (SSA) und nicht von der IRS vergeben. Format: XXX-XX-XXXX, neun Ziffern, niemals wiedervergeben. Einmal zugewiesen, ist die Nummer dauerhaft und persönlich.

Die SSN erfüllt drei sich überschneidende Funktionen:

1. Steueridentifikation. Die IRS verwendet die SSN als die Standard-TIN für US-Personen bei jeder bundesstaatlichen Einreichung – Formular 1040, W-2, 1099, W-9, Lohnbuchhaltungsabgaben, Einreichungen von Rentenplänen.
2. Sozialversicherung und Medicare. Die SSA verfolgt die Einkünfte unter der SSN, um zukünftige Renten- und Invaliditätsleistungen sowie die Medicare-Berechtigung ab 65 Jahren zu berechnen.
3. De-facto nationale ID. Banken, Arbeitgeber, Kreditauskünfte, Gesundheitsdienstleister, staatliche DMVs und unzählige private Dienste verwenden die SSN als einzigartigen persönlichen Identifikator – obwohl dies nie ihr gesetzlicher Zweck war.

Wer kann eine SSN erhalten

Die SSA vergibt SSNs nur an:

• US-Bürger (bei Geburt oder durch Einbürgerung).
• Rechtsmäßige dauerhafte Einwohner (Green Card-Inhaber).
• Nicht-Einwanderer mit US-Arbeitsgenehmigung – H-1B, L-1, O-1, bestimmte F-1 / J-1-Kategorien mit Beschäftigungsberechtigung (EAD), TN-Visum-Inhaber usw.

Ein B-1 / B-2 Touristen- oder Geschäftsbesucher kann keine SSN erhalten. Ebenso kann ein Nichtansässiger ohne Einwanderungsstatus, der von außerhalb der USA Geschäfte mit US-Kunden macht, keine SSN erhalten.

Was Nichtansässige stattdessen verwenden

Für Einzelpersonen: ITIN (Individual Taxpayer Identification Number), ausgestellt von der IRS über das Formular W-7. Funktioniert als SSN-Äquivalent nur für bundesstaatliche Steuererklärungen – autorisiert keine Arbeit, gewährt keine Sozialversicherungsleistungen und dient nicht als ID für nicht steuerliche Zwecke.

Für Unternehmen: EIN (Employer Identification Number), ausgestellt von der IRS über das Formular SS-4. Funktioniert für LLCs, Unternehmen, Partnerschaften, Trusts. Ausländische Eigentümer können ohne SSN per Fax einen Antrag stellen.

Beispiele

• Indischer Softwareingenieur mit H-1B in San Francisco. Hat US-Arbeitsgenehmigung → erhält innerhalb von Wochen nach Beginn der Beschäftigung eine SSN. Reicht das Formular 1040 (ansässig unter SPT) mit der SSN ein; die SSN verfolgt seine Sozialversicherungsbeiträge für zukünftige Leistungen.
• Französischer Gründer, der eine Wyoming LLC von Paris aus betreibt. Keine US-Präsenz, keine Arbeitsgenehmigung → keine SSN. Die LLC hat eine EIN (beantragt über das Formular SS-4 per Fax). Wenn er auf einem W-8BEN Steuervergünstigungen in Anspruch nehmen muss, beantragt er separat eine ITIN über das Formular W-7.

Häufige Fehler

• Annehmen, dass man eine SSN benötigt, um irgendetwas in den USA zu tun. Das ist nicht der Fall für die Unternehmensgründung. EIN reicht für die LLC, ITIN reicht für persönliche Steuererklärungen; keine SSN erforderlich.
• Verwechseln von SSN mit ITIN auf dem Formular W-9. Ausländisch besessene Einzelmitglieds-LLCs versuchen manchmal fälschlicherweise, W-9 im Namen der LLC mit einer EIN einzureichen. Das richtige Formular für eine ausländisch besessene ignorierte LLC ist W-8BEN im Namen des Eigentümers – nicht W-9.
• SSN unnötig teilen. US-Identitätsdiebstahlbetrügereien zielen aggressiv auf SSNs ab. Verwenden Sie die EIN für jede Anfrage im geschäftlichen Kontext, die rechtlich nicht die persönliche SSN erfordert.
• Glauben an das Verfallen der SSN. SSNs verfallen niemals – im Gegensatz zu ITINs (3 Jahre Inaktivität) und bestimmten EINs (keine verfallen, aber inaktive können schwer zu überprüfen sein).