Was ist Formular W-9?

Wie es funktioniert

Ein US-Zahlender sammelt das Formular W-9 von jedem US-Empfänger, den er dem IRS melden wird — unabhängiger Auftragnehmer, Anbieter, Immobilienverkäufer, Broker-Kunde, Gig-Arbeiter. Das W-9 bestätigt zwei Dinge:

1. Status: der Empfänger ist eine US-Person (US-Bürger, US-Resident Alien, US-Partnerschaft, US-Korporation, US-LLC, US-Nachlass oder Trust).
2. TIN: die korrekte Steueridentifikationsnummer — SSN für US-Personen, EIN für Entitäten.

Wenn der Empfänger ein W-9 nicht zurücksendet oder es mit einer falschen TIN zurücksendet, muss der Zahler 24% Quellensteuer auf Zahlungen anwenden, bis ein gültiges W-9 vorliegt. Der IRS verfolgt den Zahler, nicht den Empfänger, wegen versäumter Einzahlungen.

Das W-9 wird niemals an das IRS gesendet — es bleibt in den Akten des Zahlers. Der Zahler verwendet die zertifizierte TIN bei der Einreichung von 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B, 1099-K, 1099-S usw. zum Jahresende.

US-Personen im Ausland — Bürger, Green-Card-Inhaber, sogar US-LLCs, die von US-Personen gehalten werden — reichen weiterhin W-9 ein, nicht W-8. Staatsbürgerschaft und Entitätsstatus, nicht Wohnsitz, bestimmen die Wahl.

Wer verwendet W-9 vs. W-8

Die Zeile der Einzelmitglied-LLC ist der Ort, an dem die meisten Fehler auftreten. Eine ignorierte LLC übernimmt die steuerliche Persönlichkeit ihres Eigentümers: US-Eigentümer → W-9; nicht-US-Eigentümer → W-8.

Beispiele

• US-Bürger Freelancer in Lissabon. US-Bürger, portugiesischer Resident, von einem US-Kunden bezahlt. Reicht W-9 ein (US-Staatsbürgerschaft ist entscheidend). Der Kunde stellt am Jahresende ein 1099-NEC aus. Der Freelancer erklärt auf dem Formular 1040 sein weltweites Einkommen und nutzt den ausländischen Steuerabzug oder FEIE zur Entlastung von der portugiesischen Steuer.
• Französischer Gründer mit einer Wyoming LLC. Einzelmitglied, ignoriert. Die LLC eröffnet ein Konto bei Mercury — die Bank verlangt nach einer Steuerzertifizierung. Falsche Antwort: ein W-9 im Namen der LLC mit der EIN. Richtige Antwort: ein W-8BEN im Namen des französischen Eigentümers (die LLC wird ignoriert — ihre steuerliche Persönlichkeit ist die des Eigentümers). Mercury führt dann das Konto auf einer Basis für nicht-US-Personen, kein 1099-K ausgestellt, keine Quellensteuer.

Häufige Fehler

• Verwendung der EIN der LLC auf einem W-9, wenn der Eigentümer eine nicht-US-Person ist. Die LLC hat keine eigene US-Steuerpersönlichkeit; das Formular muss den Status des Eigentümers widerspiegeln. Dies ist der teuerste Papierfehler im Bankwesen von nicht-residenten LLCs.
• Verwendung der SSN, wenn die Entität eine Mehrpersonenpartnerschaft ist. Mehrpersonen-US-LLCs sind für die Bundessteuer Partnerschaften — sie reichen W-9 mit der EIN der LLC ein, nicht mit der SSN eines einzelnen Eigentümers.
• Verwechslung von US-Steueransässigkeit mit Status. Eine ausländische Person, die den Substantial Presence Test besteht und zu einem US-Resident Alien wird, wechselt mid-year von W-8BEN zu W-9. Das Versäumnis, das Formular zu aktualisieren, führt dazu, dass der Zahler unterhält.
• Behandlung der Weigerung, ein W-9 bereitzustellen, als Problem des Zahlers. Das ist es — der Zahler muss 24% Quellensteuer ohne eines anwenden — aber der IRS sieht ein fehlendes W-9 als das Problem des Zahlers an, das durchzusetzen ist.