O que é Form 1099-NEC?

Como funciona

Um pagador dos EUA que paga 600 USD ou mais num ano civil por serviços prestados por uma pessoa dos EUA — trabalhador independente, freelancer, LLC de um único membro, parceria — deve emitir um 1099-NEC. A série 1099 é o equivalente para residentes ao 1042-S: mesmo propósito (reporting de informações sobre pagamentos a partes externas), público diferente (apenas pessoas dos EUA).

Os prazos são mais rigorosos do que a maioria dos formulários da IRS: o destinatário e a IRS recebem a sua cópia até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano do pagamento. Não há extensão automática.

Um pagador dos EUA coleta o TIN do destinatário antes do pagamento através do Formulário W-9. Sem um W-9 válido, o pagador deve aplicar uma retenção de 24% sobre o pagamento bruto até que um seja recebido. Para destinatários não dos EUA, os formulários de coleta equivalentes são W-8BEN (indivíduos) e W-8BEN-E (entidades), e o formulário de reporting é Formulário 1042-S — nunca 1099-NEC.

Quem recebe e quem não recebe

Emitido para: indivíduos dos EUA, LLC de um único membro dos EUA (em nome do proprietário), parcerias dos EUA, LLC dos EUA tributadas como parcerias, e advogados independentemente do tipo de entidade — mesmo que o escritório de advocacia seja uma corporação.

Isento: corporações C e S dos EUA (com a exceção de honorários legais acima), pagamentos processados através de cartões de crédito ou redes de terceiros (PayPal, Stripe — esses são reportados no 1099-K pelo processador), pagamentos abaixo do limiar de 600 USD, e qualquer destinatário não dos EUA.

Exemplos

• Freelancer de LLC dos EUA pago em 25.000 USD por um cliente dos EUA. Uma LLC de um único membro, propriedade de um cidadão dos EUA, recebe 25.000 USD em honorários de design. O cliente emite um 1099-NEC por 25.000 USD em nome do proprietário da LLC (a entidade é ignorada). O freelancer reporta a receita no Anexo C do Formulário 1040 e paga imposto sobre o trabalho independente sobre o líquido.
• LLC dos EUA de fundador estrangeiro paga 25.000 USD. Mesmo cenário, mas a LLC é propriedade de um residente francês. O cliente deve coletar W-8BEN-E, não W-9, e emitir 1042-S, não 1099-NEC. Se a LLC não tiver comércio ou negócio nos EUA, a receita é de origem estrangeira para o proprietário e não está sujeita a imposto nos EUA — mas o cliente pode ainda ser responsável pelo formulário se nenhum W-8 foi coletado.

Erros comuns

• Tratar a LLC como um contribuinte separado. Uma LLC de um único membro propriedade de uma pessoa dos EUA é ignorada para fins fiscais federais — o W-9 e o 1099-NEC são emitidos em nome e SSN/EIN do proprietário, não do EIN da LLC.
• Esquecer a exceção de honorários legais. Pagamentos a advogados vão no 1099-NEC mesmo que o escritório de advocacia seja uma corporação. Esta é uma das poucas exceções de tipo de entidade nas regras.
• Assumir que o Stripe / PayPal cuida disso. Pagamentos de redes de terceiros acima do limiar do 1099-K são reportados pelo processador — mas se você também pagou o mesmo fornecedor por ACH direto ou cheque, esses contam separadamente para o seu limiar de 1099-NEC, e o fornecedor pode acabar com ambos os formulários cobrindo segmentos diferentes.
• Pular a retenção de backup quando não há W-9 arquivado. O padrão é a retenção de 24%. A IRS persegue o pagador, não o beneficiário, por depósitos não realizados.