O que é Form 1042-S?

Como funciona

Quando um pagador dos EUA (um "agente de retenção") envia rendimentos de origem americana a um não residente — dividendos, juros, royalties, serviços prestados nos EUA, distribuições de parcerias, bolsas de estudo — deve reportá-los no Formulário 1042-S. Um formulário por destinatário, por tipo de rendimento, por taxa de retenção.

A taxa padrão é 30% do bruto sobre rendimentos FDAP (fixos, determináveis, anuais ou periódicos). Uma convenção pode reduzir essa taxa (tipicamente para 0–15%), mas apenas se o destinatário certificar a elegibilidade no Formulário W-8BEN para indivíduos ou no Formulário W-8BEN-E para entidades. Se não houver W-8 arquivado, o agente deve reter o total de 30%, e a reportação de informações no 1042-S ainda é necessária mesmo que nenhum imposto tenha sido retido.

O formulário é enviado ao destinatário até 15 de março do ano seguinte ao ano do pagamento, e ao IRS até o mesmo prazo (eletronicamente) ou antes em papel. A própria declaração anual do agente — total de montantes pagos e impostos retidos — é o Formulário 1042 (sem o -S), apresentado até 15 de março.

O que os quadros indicam

Um 1042-S tem três números que importam: rendimento bruto pago (quadro 2), taxa de imposto aplicada (quadro 3b) e imposto retido (quadro 7a). O código de rendimento no quadro 1 indica a classificação do IRS — código 06 para dividendos, 01 para juros, 12 para royalties, 16 para bolsas de estudo, 17 para serviços pessoais independentes, 50 para "outros". O país da convenção e o artigo da convenção aparecem nos quadros 16a e 16b; se estes estiverem em branco, mas uma taxa reduzida foi aplicada, o formulário é considerado defeituoso e pode ser rejeitado pelo IRS ou pela autoridade fiscal do país de origem do destinatário que reivindica o crédito fiscal estrangeiro.

Exemplos

• Desenvolvedor indiano pago por um cliente dos EUA. Recebe 80 000 $ por serviços prestados inteiramente a partir de Bangalore. Serviços prestados fora dos EUA não são FDAP de origem americana — o quadro 7a deve mostrar 0 $ retidos e o quadro 1 deve refletir o tratamento adequado de origem estrangeira. Se o pagador retiver erroneamente 30%, o desenvolvedor apresenta o Formulário 1040-NR para solicitar um reembolso utilizando o 1042-S como prova.
• Autor francês recebendo royalties dos EUA. Recebe 25 000 $ de royalties de uma editora dos EUA. Taxa da convenção França-EUA sobre royalties: 0%. Com um Formulário W-8BEN válido reivindicando benefícios da convenção, a editora não retém nada e emite um 1042-S com o quadro 7a = 0 $ e o artigo da convenção 12 citado no quadro 16b.

Erros comuns

• Confundir 1042-S com 1099. Uma pessoa não residente nunca recebe um 1099 — recebe um 1042-S. Se você é um não residente e um 1099 chega à sua caixa de entrada, o pagador pensa que você é uma pessoa dos EUA, e a reportação CRS / FATCA seguirá sob essa classificação.
• Ignorar o W-8BEN. A ausência de W-8BEN arquivado significa retenção total de 30% independentemente dos direitos da convenção. O caminho para o reembolso através do Formulário 1040-NR funciona, mas leva de 6 a 18 meses.
• Apresentar 1042-S quando o pagamento é na verdade ECI. Rendimento efetivamente conectado (serviços nos EUA, comércio ou negócio nos EUA) é reportado através de mecânicas de 1099 / W-2 para residentes, ou 1040-NR com declarações anexas para não residentes — não 1042-S. Usar o formulário errado deixa ambas as partes incorretas.
• Perder o prazo de 15 de março como agente. Penalidades por formulário aumentam com a demora na apresentação do formulário, limitadas por ano civil. O desrespeito intencional não tem limite por formulário.