Cos'è Modulo W-9?

Come funziona

Un pagatore statunitense raccoglie il Modulo W-9 da qualsiasi beneficiario statunitense che deve segnalare all'IRS — libero professionista, fornitore, venditore immobiliare, cliente di un broker, lavoratore occasionale. Il W-9 conferma due cose:

1. Stato: il beneficiario è una persona statunitense (cittadino statunitense, straniero residente negli Stati Uniti, società di persone statunitense, società statunitense, LLC statunitense, patrimonio o trust statunitense).
2. TIN: il corretto numero di identificazione fiscale — SSN per individui statunitensi, EIN per entità.

Se il beneficiario non restituisce un W-9, o lo restituisce con un TIN errato, il pagatore deve applicare una ritenuta d'acconto del 24% sui pagamenti fino a quando non è presente un W-9 valido. L'IRS insegue il pagatore, non il beneficiario, per i depositi mancati.

Il W-9 non viene mai inviato all'IRS — rimane nei file del pagatore. Il pagatore utilizza il TIN certificato quando presenta i moduli 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B, 1099-K, 1099-S, ecc. a fine anno.

Le persone statunitensi all'estero — cittadini, titolari di green card, anche LLC statunitensi possedute da persone statunitensi — devono comunque presentare il W-9, non il W-8. La cittadinanza e lo stato dell'entità, non la residenza, determinano la scelta.

Chi utilizza W-9 vs. W-8

La riga della LLC a socio unico è dove si verificano la maggior parte degli errori. Una LLC ignorata adotta la personalità fiscale del proprio proprietario: proprietario statunitense → W-9; proprietario non statunitense → W-8.

Esempi

• Libero professionista cittadino statunitense a Lisbona. Cittadino statunitense, residente portoghese, pagato da un cliente statunitense. Presenta il W-9 (la cittadinanza statunitense è decisiva). Il cliente emette un 1099-NEC a fine anno. Il libero professionista riporta sul Modulo 1040 il reddito mondiale e utilizza il credito d'imposta estero o FEIE per ottenere un sollievo sulla tassazione portoghese.
• LLC del fondatore francese nel Wyoming. A socio unico, ignorata. L'LLC apre un conto presso Mercury — la banca richiede la certificazione fiscale. Risposta errata: un W-9 a nome dell'LLC con l'EIN. Risposta corretta: un W-8BEN a nome del proprietario francese (l'LLC è ignorata — la sua personalità fiscale è quella del proprietario). Mercury gestisce quindi il conto su base non statunitense, senza emissione di 1099-K, senza ritenuta d'acconto.

Errori comuni

• Utilizzare l'EIN dell'LLC su un W-9 quando il proprietario è una persona non statunitense. L'LLC non ha una personalità fiscale statunitense propria; il modulo deve riflettere lo stato del proprietario. Questo è l'errore burocratico più costoso nel banking delle LLC non residenti.
• Utilizzare l'SSN quando l'entità è una società di persone a più membri. Le LLC statunitensi a più membri sono considerate società di persone ai fini fiscali federali — presentano il W-9 con l'EIN dell'LLC, non con l'SSN di un singolo proprietario.
• Confondere la residenza fiscale statunitense con lo stato. Una persona straniera che supera il Test di Presenza Sostanziale e diventa un alieno residente negli Stati Uniti passa da W-8BEN a W-9 a metà anno. Non aggiornare il modulo lascia il pagatore in sotto-ritenuta.
• Trattare il rifiuto di fornire il W-9 come un problema del pagatore. Lo è — il pagatore deve applicare una ritenuta d'acconto del 24% senza uno — ma l'IRS considera un W-9 mancante come un problema del pagatore da far rispettare.