Cos'è EIN (Employer Identification Number)?

Come funziona

Un EIN (Employer Identification Number) è l'identificativo fiscale esclusivamente per le entità rilasciato dall'IRS. Formato: XX-XXXXXXX (nove cifre, 9 al centro distingue dall'SSN). Utilizzato per identificare l'entità in ogni dichiarazione fiscale federale, in ogni conto di processore di pagamento e in ogni apertura di conto bancario.

Richiesto da:

• LLC — a socio unico o plurimi, di proprietà statunitense o straniera.
• Società — C-corp, S-corp, anche società di comodo.
• Partnership (LP, LLP, GP).
• Trust e patrimoni in molti casi.
• Imprenditori individuali con dipendenti o piani pensionistici.

Tre canali di richiesta:

Per i fondatori non statunitensi senza SSN/ITIN, il fax è l'unica opzione praticabile — la domanda online richiede un TIN personale rilasciato negli Stati Uniti per identificare la parte responsabile. Inviare il SS-4 all'IRS di Cincinnati al numero +1 855-641-6935 (richiedenti internazionali).

Parte responsabile

Il modulo SS-4 richiede l'identificazione della parte responsabile — la persona fisica che controlla l'entità (firmatario, proprietario, membro gestore). Non può essere un fornitore di servizi, un agente registrato o un'altra entità.

Per i fondatori non statunitensi: identificazione tramite passaporto + indirizzo estero. La riga dell'identificativo fiscale della persona responsabile può essere lasciata vuota o contrassegnata come "straniera" se non esiste un SSN/ITIN.

Dove è necessario l'EIN

• Bancario: Mercury, Brex, Wise, Relay richiedono tutte un EIN prima di aprire conti aziendali.
• Elaborazione dei pagamenti: Stripe, PayPal Business, Square — non procederanno senza uno.
• Dichiarazioni fiscali: ogni modulo 1120, 1065, 5472, 1042 fa riferimento all'EIN.
• Registrazioni statali: la maggior parte degli stati statunitensi richiede l'EIN federale prima di rilasciare identificativi statali (permessi per le vendite, identificativi per la disoccupazione).
• Onboarding dei fornitori: i clienti statunitensi compilano l'EIN nel W-9 (LLC di proprietà statunitense) o in campi alternativi nel W-8BEN-E (di proprietà straniera).

EIN vs ITIN

I due sono comunemente confusi:

Un fondatore non residente con una LLC statunitense ha bisogno di un EIN per gestire la LLC. Potrebbe anche aver bisogno di un ITIN — separatamente — per presentare il modulo 1040-NR se la LLC ha ECI di origine statunitense che fluisce verso di lui.

Errori comuni

• Riutilizzare il proprio vecchio SSN come parte responsabile per più entità. L'IRS limita ogni parte responsabile a una domanda EIN per giorno lavorativo. I fondatori che formano più entità contemporaneamente devono distanziare le presentazioni del SS-4.
• Elencare un agente registrato o un servizio di formazione come parte responsabile. Sbagliato secondo le regole — la parte responsabile deve essere una persona fisica con controllo sull'entità.
• Trattare il fax come immediato. Non lo è. L'elaborazione via fax è stata di 4-12 settimane per i richiedenti non residenti. Pianifica di conseguenza per aperture di conti bancari sensibili al tempo.
• Dimenticare che l'EIN è permanente. Gli EIN non scadono mai. Quando un'entità si dissolve, l'IRS chiude l'EIN ma non riemette mai il numero.