Qu'est-ce que Formulaire W-9?

Formulaire de l'IRS qu'une personne américaine remet à un payeur américain pour certifier son numéro d'identification fiscale (TIN) et éviter la retenue à la source de secours. Utilisé par les particuliers américains, les citoyens américains à l'étranger et les sociétés à responsabilité limitée (LLC) américaines.

Comment ça marche

Un payeur américain demande le formulaire W-9 à tout bénéficiaire américain qu'il doit déclarer à l'IRS — prestataire indépendant, fournisseur, vendeur immobilier, client d'un courtier, travailleur occasionnel. Le formulaire W-9 confirme deux éléments :

1. Statut : le bénéficiaire est une personne américaine (citoyen américain, étranger résidant aux États-Unis, société de personnes américaine, société américaine, LLC américaine, succession ou fiducie américaine).
2. TIN : le numéro d'identification fiscale correct — SSN pour les particuliers américains, EIN pour les entités.

Si le bénéficiaire ne renvoie pas le formulaire W-9, ou le renvoie avec un TIN incorrect, le payeur doit appliquer une retenue à la source de 24 % sur les paiements jusqu'à ce qu'un formulaire W-9 valide soit enregistré. L'IRS poursuit le payeur, et non le bénéficiaire, pour les dépôts manqués.

Le formulaire W-9 n'est jamais envoyé à l'IRS — il reste dans les dossiers du payeur. Le payeur utilise le TIN certifié lors de la déclaration des formulaires 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B, 1099-K, 1099-S, etc. en fin d'année.

Les personnes américaines à l'étranger — citoyens, titulaires d'une carte verte, voire les LLC américaines détenues par des personnes américaines — remplissent toujours le formulaire W-9, et non le W-8. Ce sont la citoyenneté et le statut de l'entité, et non la résidence, qui déterminent ce choix.

Qui utilise le formulaire W-9 et qui utilise le formulaire W-8

C'est dans la ligne consacrée aux LLC à associé unique que la plupart des erreurs se produisent. Une LLC « transparente » adopte le statut fiscal de son propriétaire : propriétaire américain → W-9 ; propriétaire non américain → W-8.

Exemples

• Freelance de nationalité américaine à Lisbonne. Citoyen américain, résident portugais, rémunéré par un client américain. Déclare le formulaire W-9 (la citoyenneté américaine est déterminante). Le client émet un 1099-NEC en fin d'année. Le travailleur indépendant déclare ses revenus mondiaux sur le formulaire 1040 et utilise le crédit d'impôt étranger ou le FEIE pour bénéficier d'un allègement de l'impôt portugais.
• LLC du Wyoming d'un fondateur français. À associé unique, sans personnalité juridique. La LLC ouvre un compte Mercury — la banque demande une attestation fiscale. Mauvaise réponse : un formulaire W-9 au nom de la LLC avec l'EIN. Bonne réponse : un formulaire W-8BEN au nom du propriétaire français (la LLC n'a pas de personnalité juridique — sa personnalité fiscale est celle du propriétaire). Mercury gère alors le compte en tant que personne non américaine, aucun formulaire 1099-K n'est émis, aucune retenue à la source n'est appliquée.

Erreurs courantes

• Utilisation de l'EIN de la LLC sur un formulaire W-9 lorsque le propriétaire est une personne non américaine. La LLC n'a pas de personnalité fiscale propre aux États-Unis ; le formulaire doit refléter le statut du propriétaire. Il s'agit de l'erreur administrative la plus coûteuse dans le domaine bancaire des LLC non résidentes.
• Utiliser un SSN lorsque l'entité est une société de personnes à plusieurs membres. Les LLC américaines à plusieurs membres sont des sociétés de personnes au regard de l'impôt fédéral — elles remplissent le formulaire W-9 avec l'EIN de la LLC, et non avec le SSN d'un propriétaire en particulier.
• Confondre la résidence fiscale aux États-Unis avec le statut. Une personne étrangère qui satisfait au test de présence substantielle et devient un étranger résident aux États-Unis passe du formulaire W-8BEN au formulaire W-9 en cours d'année. Ne pas mettre à jour le formulaire entraîne une retenue insuffisante de la part du payeur.
• Considérer le refus de fournir le formulaire W-9 comme un problème du payeur. C'est le cas — le payeur doit appliquer une retenue de secours de 24 % en l'absence de ce formulaire — mais l'IRS considère qu'un formulaire W-9 manquant est un problème que le payeur doit résoudre.