Qu'est-ce que EIN (Numéro d'Identification de l'Employeur)?

Comment ça fonctionne

Un EIN (Numéro d'Identification de l'Employeur) est l'identifiant fiscal uniquement pour les entités délivré par l'IRS. Format : XX-XXXXXXX (neuf chiffres, le 9 au milieu le distingue du SSN). Utilisé pour identifier l'entité sur chaque déclaration fiscale fédérale, chaque compte de processeur de paiement et chaque ouverture de compte bancaire.

Requis par :

• LLCs — à membre unique ou à membres multiples, américaines ou étrangères.
• Sociétés — C-corp, S-corp, même sociétés écrans.
• Partenariats (LP, LLP, GP).
• Trusts et successions dans de nombreux cas.
• Entrepreneurs individuels avec employés ou plans de retraite.

Trois canaux de demande :

Pour les fondateurs non américains sans SSN/ITIN, le fax est la seule option viable — la demande en ligne nécessite un TIN personnel délivré aux États-Unis pour identifier la personne responsable. Faxez le SS-4 à l'IRS Cincinnati au +1 855-641-6935 (demandeurs internationaux).

Personne responsable

Le Formulaire SS-4 nécessite l'identification de la personne responsable — la personne physique qui contrôle l'entité (signataire, propriétaire, membre gérant). Ne peut pas être un prestataire de services, un agent enregistré ou une autre entité.

Pour les fondateurs non américains : identification par passeport + adresse étrangère. La ligne d'identification fiscale de la personne responsable peut être laissée vide ou marquée "étranger" si aucun SSN/ITIN n'existe.

Où l'EIN est-il nécessaire

• Banque : Mercury, Brex, Wise, Relay exigent tous un EIN avant d'ouvrir des comptes professionnels.
• Traitement des paiements : Stripe, PayPal Business, Square — ne procéderont pas à l'enregistrement sans un EIN.
• Déclarations fiscales : chaque Formulaire 1120, 1065, 5472, 1042 fait référence à l'EIN.
• Enregistrements d'État : la plupart des États américains exigent l'EIN fédéral avant de délivrer des identifiants d'État (permis de vente, identifiants de chômage).
• Intégration des fournisseurs : les clients américains remplissent l'EIN sur le W-9 (LLC américaine) ou dans des champs alternatifs sur le W-8BEN-E (LLC étrangère).

EIN vs ITIN

Les deux sont souvent confondus :

Un fondateur non-résident avec une LLC américaine a besoin d'un EIN pour faire fonctionner la LLC. Il peut également avoir besoin d'un ITIN — séparément — pour déclarer le Formulaire 1040-NR si la LLC a des ECI d'origine américaine qui lui sont attribués.

Erreurs courantes

• Réutiliser votre ancien SSN comme personne responsable pour plusieurs entités. L'IRS limite chaque personne responsable à une demande d'EIN par jour ouvrable. Les fondateurs formant plusieurs entités en même temps doivent espacer les dépôts de SS-4.
• Lister un agent enregistré ou un service de formation comme personne responsable. C'est incorrect selon les règles — la personne responsable doit être une personne physique ayant le contrôle sur l'entité.
• Considérer le fax comme immédiat. Ce n'est pas le cas. Le traitement par fax a été de 4 à 12 semaines pour les demandeurs non-résidents. Planifiez en conséquence pour les ouvertures de comptes bancaires sensibles au temps.
• Oublier que l'EIN est permanent. Les EIN n'expirent jamais. Lorsque l'entité se dissout, l'IRS clôture l'EIN mais ne réattribue jamais le numéro.