Qu'est-ce que Formulaire 1042-S?

Le relevé annuel qu'un payeur américain délivre aux bénéficiaires non américains afin de déclarer les revenus de source américaine versés et l'impôt retenu à la source. L'équivalent du formulaire 1099 pour les non-résidents.

Comment ça marche

Lorsqu'un payeur américain (un « agent de retenue ») verse des revenus de source américaine à un non-résident — dividendes, intérêts, redevances, services fournis aux États-Unis, distributions de sociétés de personnes, bourses d'études —, il doit les déclarer sur le formulaire 1042-S. Un formulaire par bénéficiaire, par type de revenu et par taux de retenue.

Le taux par défaut est de 30 % du montant brut des revenus FDAP (fixes, déterminables, annuels ou périodiques). Une convention fiscale peut réduire ce taux (généralement à 0–15 %), mais uniquement si le bénéficiaire certifie son éligibilité sur le formulaire W-8BEN pour les particuliers ou le formulaire W-8BEN-E pour les entités. Si aucun formulaire W-8 n'est enregistré, l'agent doit retenir la totalité des 30 %, et la déclaration d'informations sur le formulaire 1042-S reste obligatoire même si aucun impôt n'a été retenu.

Le formulaire doit être envoyé au bénéficiaire avant le 15 mars de l'année suivant l'année de paiement, et à l'IRS avant la même date limite (par voie électronique) ou plus tôt sur papier. La déclaration annuelle de l'agent — montants totaux versés et impôt retenu — est le formulaire 1042 (sans le -S), à déposer avant le 15 mars.

Ce que vous indiquent les cases

Un formulaire 1042-S comporte trois chiffres importants : le revenu brut versé (case 2), le taux d’imposition appliqué (case 3b) et l’impôt retenu (case 7a). Le code de revenu dans la case 1 indique la classification de l'IRS — code 06 pour les dividendes, 01 pour les intérêts, 12 pour les redevances, 16 pour les bourses d'études, 17 pour les services personnels indépendants, 50 pour « autres ». Le pays signataire de la convention et l'article de la convention figurent dans les cases 16a et 16b ; si celles-ci sont vides mais qu'un taux réduit a été appliqué, le formulaire est incomplet et peut être rejeté par l'IRS ou par l'administration fiscale du pays de résidence du bénéficiaire qui demande un crédit d'impôt étranger.

Exemples

• Développeur indien rémunéré par un client américain. Il perçoit 80 000 $ pour des services fournis entièrement depuis Bangalore. Les services fournis en dehors des États-Unis ne constituent pas des revenus FDAP de source américaine — la case 7a doit indiquer 0 $ retenu à la source et la case 1 doit refléter le traitement approprié des revenus de source étrangère. Si le payeur retient par erreur 30 %, le développeur remplit le formulaire 1040-NR pour demander un remboursement en utilisant le formulaire 1042-S comme justificatif.
• Auteur français percevant des redevances américaines. Perçoit 25 000 $ de redevances d'un éditeur américain. Taux prévu par la convention France-États-Unis sur les redevances : 0 %. Avec un formulaire W-8BEN valide revendiquant les avantages de la convention, l'éditeur ne retient rien et émet un formulaire 1042-S avec la case 7a = 0 $ et l'article 12 de la convention mentionné dans la case 16b.

Erreurs courantes

• Confondre le formulaire 1042-S avec le formulaire 1099. Une personne non américaine ne reçoit jamais de formulaire 1099 — elle reçoit un formulaire 1042-S. Si vous êtes un non-résident et qu'un formulaire 1099 atterrit dans votre boîte de réception, le payeur considère que vous êtes une personne américaine, et les déclarations CRS / FATCA suivront selon cette classification.
• Ne pas remplir le formulaire W-8BEN. L'absence de formulaire W-8BEN dans le dossier entraîne une retenue à la source de 30 % quelle que soit la convention fiscale applicable. La procédure de remboursement via le formulaire 1040-NR fonctionne, mais prend entre 6 et 18 mois.
• Déposer un formulaire 1042-S alors que le paiement correspond en réalité à un revenu effectivement lié (ECI). Les revenus effectivement liés (services aux États-Unis, commerce ou activité aux États-Unis) sont déclarés via les formulaires 1099 / W-2 pour les résidents, ou via le formulaire 1040-NR accompagné de déclarations pour les non-résidents — et non via le formulaire 1042-S. L'utilisation du mauvais formulaire entraîne des erreurs dans les deux cas.
• Non-respect de la date limite du 15 mars en tant qu'agent. Les pénalités par formulaire sont proportionnelles au retard de dépôt, avec un plafond par année civile. En cas de non-respect intentionnel, il n'y a pas de plafond par formulaire.