¿Qué es Formulario W-9?

Cómo funciona

Un pagador estadounidense recoge el Formulario W-9 de cualquier beneficiario estadounidense al que informará al IRS: contratista independiente, proveedor, vendedor de bienes raíces, cliente de corredor, trabajador por encargo. El W-9 confirma dos cosas:

1. Estado: el beneficiario es una persona estadounidense (ciudadano estadounidense, extranjero residente, sociedad estadounidense, corporación estadounidense, LLC estadounidense, patrimonio o fideicomiso estadounidense).
2. TIN: el número de identificación del contribuyente correcto: SSN para individuos estadounidenses, EIN para entidades.

Si el beneficiario no devuelve un W-9, o lo devuelve con un TIN incorrecto, el pagador debe aplicar una retención de respaldo del 24% sobre los pagos hasta que se tenga un W-9 válido en archivo. El IRS persigue al pagador, no al beneficiario, por depósitos no realizados.

El W-9 nunca se envía al IRS; permanece en los archivos del pagador. El pagador utiliza el TIN certificado al presentar los formularios 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B, 1099-K, 1099-S, etc. al final del año.

Las personas estadounidenses en el extranjero —ciudadanos, titulares de tarjeta verde, incluso LLC estadounidenses propiedad de personas estadounidenses— todavía presentan el W-9, no el W-8. La ciudadanía y el estado de la entidad, no la residencia, determinan la elección.

Quién utiliza W-9 vs. W-8

La línea de la LLC de un solo miembro es donde ocurren la mayoría de los errores. Una LLC ignorada adopta la personalidad fiscal de su propietario: propietario estadounidense → W-9; propietario no estadounidense → W-8.

Ejemplos

• Freelancer ciudadano estadounidense en Lisboa. Ciudadano estadounidense, residente en Portugal, pagado por un cliente estadounidense. Presenta el W-9 (la ciudadanía estadounidense es decisiva). El cliente emite un 1099-NEC al final del año. El freelancer informa sobre sus ingresos mundiales en el Formulario 1040 y utiliza el crédito fiscal extranjero o FEIE para obtener alivio en el impuesto portugués.
• LLC de Wyoming de un fundador francés. De un solo miembro, ignorada. La LLC abre una cuenta en Mercury —el banco solicita certificación fiscal. Respuesta incorrecta: un W-9 a nombre de la LLC con el EIN. Respuesta correcta: un W-8BEN a nombre del propietario francés (la LLC es ignorada —su personalidad fiscal es la del propietario). Mercury luego gestiona la cuenta como una entidad no estadounidense, sin emisión de 1099-K, sin retención de respaldo.

Errores comunes

• Usar el EIN de la LLC en un W-9 cuando el propietario es una persona no estadounidense. La LLC no tiene personalidad fiscal estadounidense propia; el formulario debe reflejar el estado del propietario. Este es el error de documentación más costoso en la banca de LLC no residentes.
• Usar SSN cuando la entidad es una sociedad de varios miembros. Las LLC estadounidenses de varios miembros son sociedades para fines fiscales federales —presentan el W-9 con el EIN de la LLC, no con el SSN de ningún propietario individual.
• Confundir la residencia fiscal estadounidense con el estado. Una persona extranjera que supera el Test de Presencia Sustancial y se convierte en un extranjero residente estadounidense cambia de W-8BEN a W-9 a mitad de año. No actualizar el formulario deja al pagador con una retención insuficiente.
• Tratar la negativa a proporcionar el W-9 como un problema del pagador. Lo es —el pagador debe aplicar una retención de respaldo del 24% sin uno— pero el IRS considera que un W-9 faltante es un problema del pagador que debe hacerse cumplir.