¿Qué es Formulario 1042-S?

Cómo funciona

Cuando un pagador estadounidense (un "agente de retención") envía ingresos de origen estadounidense a un no residente — dividendos, intereses, regalías, servicios prestados en EE. UU., distribuciones de sociedades, becas — debe informarlo en el Formulario 1042-S. Se requiere un formulario por destinatario, por tipo de ingreso, por tasa de retención.

La tasa por defecto es del 30% sobre el bruto en ingresos FDAP (fijos, determinables, anuales o periódicos). Un convenio puede reducir esa tasa (típicamente entre 0% y 15%), pero solo si el destinatario certifica su elegibilidad en el Formulario W-8BEN para individuos o en el Formulario W-8BEN-E para entidades. Si no hay un W-8 en archivo, el agente debe retener el 30% completo, y la información en el 1042-S sigue siendo obligatoria incluso si no se retuvo impuesto.

El formulario se envía al destinatario antes del 15 de marzo del año siguiente al año de pago, y a la IRS antes de esa misma fecha (electrónicamente) o antes en papel. La declaración anual del agente — total de montos pagados y de impuestos retenidos — es el Formulario 1042 (sin la -S), que se presenta antes del 15 de marzo.

Lo que indican las casillas

Un 1042-S tiene tres números importantes: ingresos brutos pagados (casilla 2), tasa de impuesto aplicada (casilla 3b) y impuesto retenido (casilla 7a). El código de ingresos en la casilla 1 indica la clasificación de la IRS — código 06 para dividendos, 01 para intereses, 12 para regalías, 16 para becas, 17 para servicios personales independientes, 50 para "otros". El país del convenio y el artículo del convenio aparecen en las casillas 16a y 16b; si estas están en blanco pero se aplicó una tasa reducida, el formulario es defectuoso y puede ser rechazado por la IRS o por la autoridad fiscal del país de origen del destinatario que reclama el crédito fiscal extranjero.

Ejemplos

• Desarrollador indio pagado por un cliente estadounidense. Recibe $80,000 por servicios prestados completamente desde Bangalore. Los servicios prestados fuera de EE. UU. no son FDAP de origen estadounidense — la casilla 7a debería mostrar $0 retenidos y la casilla 1 debería reflejar el tratamiento adecuado de origen extranjero. Si el pagador retiene erróneamente el 30%, el desarrollador presenta el Formulario 1040-NR para reclamar un reembolso utilizando el 1042-S como prueba.
• Autor francés que recibe regalías estadounidenses. Gana $25,000 en regalías de un editor estadounidense. Tasa del convenio Francia-EE. UU. sobre regalías: 0%. Con un Formulario W-8BEN válido que reclama beneficios del convenio, el editor no retiene nada y emite un 1042-S con la casilla 7a = $0 y el artículo del convenio 12 citado en la casilla 16b.

Errores comunes

• Confundir el 1042-S con el 1099. Una persona no estadounidense nunca recibe un 1099 — recibe un 1042-S. Si usted es un no residente y un 1099 llega a su bandeja de entrada, el pagador piensa que usted es una persona estadounidense, y el reporting CRS / FATCA seguirá bajo esa clasificación.
• Omitir el W-8BEN. No tener un W-8BEN en archivo significa una retención del 30% completo independientemente de los derechos del convenio. La ruta de reembolso a través del Formulario 1040-NR funciona, pero tarda de 6 a 18 meses.
• Presentar el 1042-S cuando el pago es en realidad ECI. Los ingresos efectivamente conectados (servicios en EE. UU., comercio o negocio estadounidense) se informan mediante los mecanismos del 1099 / W-2 para residentes, o el 1040-NR con declaraciones adjuntas para no residentes — no en el 1042-S. Usar el formulario incorrecto deja ambas partes erróneas.
• Perder la fecha límite del 15 de marzo como agente. Las sanciones por formulario aumentan según la tardanza en presentar el formulario, con un límite por año calendario. La omisión intencionada no tiene límite por formulario.