Was ist Formular 1042-S?

Wie es funktioniert

Wenn ein US-Zahlender (ein "einbehaltender Agent") US-Quellen-Einkommen an einen Nichtansässigen überweist — Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren, in den USA erbrachte Dienstleistungen, Partnerschaftsauszahlungen, Stipendien — muss dies auf Formular 1042-S gemeldet werden. Ein Formular pro Empfänger, pro Einkommensart, pro einbehaltenem Steuersatz.

Der Standardsteuersatz beträgt 30% des Bruttoeinkommens auf FDAP (fest, bestimmbar, jährlich oder periodisch) Einkommen. Ein Vertrag kann diesen Satz reduzieren (typischerweise auf 0–15%), jedoch nur, wenn der Empfänger die Berechtigung auf Formular W-8BEN für Einzelpersonen oder Formular W-8BEN-E für Unternehmen bescheinigt. Wenn kein W-8 vorliegt, muss der Agent den vollen Satz von 30% einbehalten, und die Informationsberichterstattung auf 1042-S ist auch dann erforderlich, wenn keine Steuer einbehalten wurde.

Das Formular wird dem Empfänger bis zum 15. März des Jahres nach dem Zahlungsjahr und der IRS bis zur gleichen Frist (elektronisch) oder früher in Papierform übermittelt. Die jährliche Erklärung des Agents — die insgesamt gezahlten Beträge und einbehaltenen Steuern — ist Formular 1042 (ohne das -S), das bis zum 15. März eingereicht wird.

Was die Kästchen Ihnen sagen

Ein 1042-S hat drei wichtige Zahlen: Bruttoeinkommen (Kasten 2), angewendeter Steuersatz (Kasten 3b) und einbehaltene Steuer (Kasten 7a). Der Einkommenscode in Kasten 1 gibt die Klassifizierung durch die IRS an — Code 06 für Dividenden, 01 für Zinsen, 12 für Lizenzgebühren, 16 für Stipendien, 17 für unabhängige persönliche Dienstleistungen, 50 für "sonstige". Das Vertragsland und der Vertragsartikel erscheinen in den Kästchen 16a und 16b; wenn diese leer sind, aber ein reduzierter Satz angewendet wurde, ist das Formular fehlerhaft und kann von der IRS oder von der Steuerbehörde des Wohnsitzlandes des Empfängers, die eine ausländische Steueranrechnung beantragt, abgelehnt werden.

Beispiele

• Indischer Entwickler, der von einem US-Kunden bezahlt wird. Erhält $80.000 für Dienstleistungen, die vollständig aus Bangalore erbracht wurden. Dienstleistungen, die außerhalb der USA erbracht werden, sind kein US-Quellen-FDAP — Kasten 7a sollte $0 einbehalten zeigen und Kasten 1 sollte die ordnungsgemäße Behandlung als ausländisches Einkommen widerspiegeln. Wenn der Zahler versehentlich 30% einbehält, reicht der Entwickler Formular 1040-NR ein, um eine Rückerstattung unter Verwendung des 1042-S als Nachweis zu beantragen.
• Französischer Autor, der US-Lizenzgebühren erhält. Verdient $25.000 an Lizenzgebühren von einem US-Verlag. Frankreich-US-Vertragssatz auf Lizenzgebühren: 0%. Mit einem gültigen Formular W-8BEN, das Vertragsvorteile beansprucht, behält der Verlag nichts ein und stellt ein 1042-S mit Kasten 7a = $0 und dem Vertragsartikel 12 in Kasten 16b aus.

Häufige Fehler

• Verwechslung von 1042-S mit 1099. Eine Nicht-US-Person erhält niemals einen 1099 — sie erhält ein 1042-S. Wenn Sie ein Nichtansässiger sind und ein 1099 in Ihrem Posteingang landet, denkt der Zahler, dass Sie eine US-Person sind, und die CRS / FATCA-Berichterstattung wird unter dieser Klassifizierung folgen.
• Auslassen des W-8BEN. Kein W-8BEN im Datei bedeutet volle 30% einbehalten, unabhängig von den Rechten aus dem Vertrag. Der Rückerstattungsweg über Formular 1040-NR funktioniert, dauert jedoch 6 bis 18 Monate.
• Einreichen von 1042-S, wenn die Zahlung tatsächlich ECI ist. Effektiv verbundenes Einkommen (Dienstleistungen in den USA, US-Handel oder Geschäft) wird über 1099 / W-2-Mechanismen für Ansässige oder 1040-NR mit beigefügten Erklärungen für Nichtansässige gemeldet — nicht 1042-S. Die Verwendung des falschen Formulars führt dazu, dass beide Seiten falsch sind.
• Verpassen der Frist am 15. März als Agent. Die Strafen pro Formular steigen mit der Verspätung der Einreichung, sind jedoch pro Kalenderjahr gedeckelt. Vorsätzliche Missachtung ist pro Formular nicht gedeckelt.